4. Stel een jury samen en schrijf een reglement uit

Bij het samenstellen van een jury kan het stadsbestuur rekening houden met verschillende facetten:

•  Literaire expertise: kies minstens één persoon met kennis van poëzie en het literaire veld (een dichter, literatuurwetenschapper, medewerker van de bibliotheek, ...). Die persoon kan de andere juryleden ondersteunen bij het beoordelen van de literaire kwaliteit van de ingezonden teksten 
• Lokale verankering: kies iemand die de stad kent en die de aard van de cultuurbeleving in stad kan inschatten (een lid van de cultuurraad, een vertegenwoordiger van een lokale culturele vereniging, een erfgoedmedewerker, …) 
• Maatschappelijke blik: afhankelijk van het beoogde profiel en de verwachtingen van de stadsdichter kan het interessant zijn om iemand uit het lokale maatschappelijke middenveld op te nemen in de jury (een leerkracht, een journalist, een vertegenwoordiger van een middenveldorganisatie, …) 

Hou de omvang van de jury beheersbaar. Drie tot vijf juryleden  zullen in de meeste gevallen volstaan. Let op de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de juryleden. Vermijd om vertegenwoordigers van politieke partijen op te nemen in de jury. Een neutrale jury vergroot het draagvlak van de stadsdichter en zorgt ervoor dat een bredere groep van mensen zich in het project van de stadsdichter herkent. Let ook op de diversiteit en de representativiteit van de jurysamenstelling. Zorg voor evenwichten op het vlak van leeftijd, gender, culturele diversiteit, … Juryleden zijn ook ambassadeurs van het project naar hun netwerk toe.

Stel in onderling overleg tussen het stadsbestuur en de jury heldere beoordelingscriteria op en communiceer die ook naar de kandidaat-stadsdichters. Beoordelingscriteria die een rol kunnen spelen, zijn:

• Kwaliteit van het poëtisch werk: de beoordeling van (literaire) kwaliteit, blijft tot op een zekere hoogte altijd subjectief, maar als er in de jury iemand zit met kennis van literatuur en poëzie, dan kan die aan de andere juryleden misschien wel handvaten aanreiken om dit criterium te objectiveren  
• Vermogen om toegankelijk te schrijven voor een breed publiek: de gedichten van de stadsdichter worden in de stad verspreid en in de meeste gevallen zal het de bedoeling zijn om een zo breed mogelijk publiek te bereiken. Iemand kan veel literaire kwaliteiten hebben, maar er misschien toch niet in slagen om zijn boodschap over te brengen op een breder publiek. 
• Affiniteit met de lokale gemeenschap: het draagvlak van de stadsdichter kan groter worden als hij/zij/hen lokaal verankerd is of op zijn minst affiniteit heeft met de lokale gemeenschap. Afhankelijk van het beoogde profiel van de stadsdichter, kan dit criterium primeren op de literaire kwaliteit 
• Communicatieve en publieke vaardigheden: verwacht het stadsbestuur dat de stadsdichter deelneemt aan publieksactiviteiten? Dan kan het handig zijn om de stadsdichter niet enkel te selecteren op basis van zijn/haar/hun teksten, maar om ook een live presentatie te voorzien tijdens de selectie. Hoe staat iemand op een podium? Hoe gedraagt hij/zij/hen zich ten opzichte van het publiek, … 
• Engagement en beschikbaarheid: verwacht het stadsbestuur dat de stadsdichter veel beschikbaar is voor publieke opdrachten? Overdag of ’s avonds, in de week, tijdens het weekend, …? Iemand kan literair hoogstaand werk leveren, goed op een podium staan én lokaal verankerd zijn, maar als die persoon zich moeilijk kan vrij maken omwille van privé of professionele redenen, dan zal dat een impact hebben op het stadsdichterschap

Ken van tevoren een helder wegingspercentage toe aan de verschillende criteria. Geef ook aan de kandidaat-stadsdichters mee hoe zwaar welk criterium doorweegt in de beoordeling. Je kan aan elk criterium een maximumscore toekennen. Aan de criteria die je belangrijk vindt, kan je een hogere maximumscore toekennen.

Leg met de jury een duidelijke selectieprocedure vast: wordt er een juryvoorzitter aangeduid, hoe wordt er beraadslaagd (mondeling, schriftelijk), hoe kunnen mensen zich kandidaat stellen (cv, gedichten, …) hoe wordt er beslist (unaniem, meerderheidsstem), wordt het werk van de kandidaat-stadsdichters anoniem gepresenteerd of niet, …?

Wanneer de jury tot een beslissing gekomen is, stal dan een helder juryverslag op met een (korte) motivering waarom een bepaalde kandidaat (minder) goed gescoord heeft. Delen van het juryverslag kunnen ook gebruikt worden bij de publieke bekendmaking van de winnaar.