2. Maak een duidelijke taakomschrijving

Vóór de selectieprocedure van de stadsdichter wordt aangevat, moet er een heldere taakomschrijving opgemaakt worden. Wat wordt er van de stadsdichter verwacht: gedichten schrijven bij officiële momenten (nieuwjaar, herdenking, opening, ...), aanwezig zijn op publieke evenementen, scholen of bibliotheken bezoeken, …

Het is  niet alleen belangrijk om duidelijk te maken wat er van een stadsdichter verwacht wordt, maar ook wat er niet van hem verwacht wordt: krijgt hij enkel (schrijf)opdrachten vanuit het stadsbestuur of kan bijvoorbeeld het lokale brandweerkorps/een rusthuis/een lokale vereniging hem ook vragen om een gedicht te schrijven? Welke taken moet hij op zich nemen? Welke mag hij (niet) op zich nemen? Mag hij een (bijkomende) vergoeding vragen aan een vereniging wanneer die hem vraagt om een gedicht te schrijven of aanwezig te zijn op een activiteit?

De stadsdichter is meestal niet vertrouwd met de structuur en de administratieve werking van een stadsbestuur. Het kan dan ook handig zijn om binnen de stedelijke administratie één specifieke persoon aan te stellen als contactpersoon voor de stadsdichter. De stadsdichter kan zich dan met al zijn inhoudelijke en feitelijk vragen  tot die persoon richten. De contactpersoon richt zich dan tot de bevoegde diensten en koppelt daarna terug naar de stadsdichter.