1. Bepaal de contouren van de functie

Denk vooraf na over:

• Duur: hoelang duur het mandaat van de stadsdichter? Je kan een stadsdichter aanstellen voor één of meerdere jaren. Eventueel kan het mandaat ook verlengbaar zijn.
• Vergoeding stadsdichter: Hoeveel budgettaire ruimte is er binnen de stedelijke begroting om een stadsdichterschap uit te bouwen? Krijgt de stadsdichter een globale vergoeding voor de volledige duur van zijn/haar/hun mandaat of wordt hij per opdracht vergoed?
• Werkingsbudget: bepaal een werkingsbudget waarmee de stadsdichter activiteiten kan organiseren of bepaalde plannen kan realiseren. Communiceer hierover helder met de stadsdichter vóór hij/zij/hun mandaat opneemt om wederzijdse frustraties te voorkomen

• Verwachtingen: een stadsdichterschap kan op verschillende manieren ingevuld worden. Het is belangrijk om de verwachtingen van de stad en van de stadsdichter voorafgaand aan de start van het mandaat met elkaar te bespreken: moet de stadsdichter gedichten schrijven? Zo ja, hoeveel? Wordt de stadsdichter verwacht bij bepaalde publieke momenten georganiseerd door de stad? Mag de stadsdichter ook zelf voorstellen doen? Mag hij voorstellen weigeren?

  Een stadsdichter kan het lof van de stad en zijn inwoners bezingen, maar het is belangrijk dat hij weet dat hij/zij/hen in alle vrijheid kan werken en dus ook kritisch mag zijn. Dialoog en vertrouwen is hierbij erg belangrijk. Een stadsbestuur moet erop vertrouwen dat de stadsdichter niet kwaadwillig oppositie zal voeren vanuit zijn mandaat. Enerzijds moet de stadsdichter zich in onderling overleg inschrijven in het verwachtingspatroon dat de stad heeft van zijn mandaat, anderzijds moet de stad hem levensbeschouwelijke of artistieke onafhankelijkheid garanderen binnen zijn ambt. 

  In Antwerpen liep het op een bepaald moment mis. Het stadsbestuur weigerde een gedicht dat toenmalig stadsdichter Ruth Lasters, geschreven had samen met haar leerlingen, als stadsgedicht te erkennen. Ruth Lasters nam uit protest ontslag uit het Antwerpse stadsdichterscollectief, waar ze deel van uitmaakte. De andere stadsdichters sloten zich aan bij haar protest en namen ook ontslag. Beluister hier het gewraakte gedicht:

• Profiel: Wat is het profiel van de toekomstige stadsdichter? Moet het een inwoner van het grondgebied zijn of primeren artistieke en/of maatschappelijke overwegingen? Het profiel van de stadsdichter hangt nauw samen met het verwachtingspatroon dat het stadsbestuur van het stadsdichterschap heeft